Legal

Términos y Condiciones

Última actualización: 9 de noviembre de 2026

1. Quiénes somos y aceptación

Kotivox es un servicio de KOTIVOX S.A.S, sociedad colombiana identificada con NIT 902.120.017-1 y domiciliada en Armenia, Quindío, Colombia («Kotivox», «nosotros»). Estos términos regulan el uso de la plataforma Kotivox (el «Servicio»). Al crear una cuenta o usar el Servicio los aceptas, junto con la Política de Privacidad.

El Servicio es para inmobiliarias, asesores y otros profesionales del sector, mayores de edad. Si lo contratas a nombre de una empresa, declaras que tienes facultad para obligarla, y «tú» se refiere a esa empresa.

2. El Servicio

Kotivox reúne en un solo lugar el inventario de inmuebles, los clientes y su seguimiento, la página web de tu inmobiliaria, Koti (el asistente que trabaja contigo desde el panel y por WhatsApp), el agente que atiende a tus interesados y las conexiones con portales, redes sociales, WhatsApp y otros sistemas. Mejoramos el Servicio todo el tiempo: podemos agregar, cambiar o retirar funciones. Si retiramos una función importante de un plan pago, te avisamos con anticipación.

3. Tu cuenta y tus usuarios

Quien crea la cuenta es su propietario y administra los usuarios de su equipo. Te comprometes a dar información verdadera, a mantener en secreto las claves y los códigos de acceso, y a avisarnos de inmediato si sospechas un uso no autorizado. Respondes por lo que hagan los usuarios que invites a tu cuenta.

4. Prueba y plan gratis

Las cuentas nuevas empiezan con una prueba de 7 días del plan Agencia, sin tarjeta. Si al terminar no eliges un plan, la cuenta sigue en el plan gratis, con los límites publicados en Precios: los inmuebles que pasen del tope y las conexiones con otros servicios quedan sin publicar o desconectados, pero no se borran. Podemos cambiar lo que incluye el plan gratis avisándote con al menos 30 días de anticipación.

5. Planes pagos, precios y cobros

• Precios: los de Precios el día en que se emite cada cobro. En Colombia ves y pagas en pesos. Los planes se pagan por adelantado.
• Quién cobra: los pagos con tarjeta los procesa Veykora LLC, empresa vinculada a Kotivox con sede en Estados Unidos, a través de Stripe, y es quien te envía el comprobante. Como el cobro lo hace un comercio del exterior, tu banco puede aplicar sus propios cargos por compra internacional, que no dependen de nosotros.
• Plan mensual: se renueva solo cada mes y se cobra a la tarjeta que guardaste, hasta que lo canceles.
• Plan anual: no se cobra solo. Te enviamos la factura de renovación 30 días antes de que termine el año y la pagas desde tu panel.
• Cambios de precio: lo que pagaste no cambia durante el periodo ya pagado. Si ajustamos las tarifas, aplican desde tu siguiente renovación. Los descuentos de lanzamiento duran lo que dijo la oferta cuando te suscribiste.
• Cambios de plan: si subes de plan o agregas usuarios, aplica al momento y pagas la parte proporcional del periodo que falta. Si bajas o quitas usuarios, aplica al terminar el periodo pagado.
• Impuestos: si una norma cambia los impuestos que corresponden al Servicio, te lo informamos antes de aplicarlo.

6. Pago fallido y suspensión

Si un cobro falla, lo reintentamos y te avisamos. Tienes 10 días de gracia en el plan mensual y 15 en el anual, con la cuenta funcionando normal. Si al terminar la gracia sigue sin pagarse, la cuenta se suspende: tu página muestra que no está disponible, el agente y la línea de WhatsApp dejan de atender, y el panel solo muestra los planes. Al pagar, todo vuelve; también puedes pasar al plan gratis. La falta de pago por sí sola no borra tus datos.

7. Cancelación y reembolsos

Puedes cancelar cuando quieras desde tu panel. Sigues usando lo que pagaste hasta que termine el periodo y después puedes seguir en el plan gratis. No devolvemos lo pagado por periodos ya iniciados, ni mensuales ni anuales, ni por paquetes de conversaciones o dominios. Si somos nosotros quienes terminamos el Servicio sin que hayas incumplido estos términos, te devolvemos la parte proporcional que no alcanzaste a usar.

Si eres consumidor según la Ley 1480 de 2011 y te asiste el derecho de retracto, puedes ejercerlo en los términos y con las excepciones que fija esa ley.

8. Dominios

Si compras un dominio a través de Kotivox, lo registramos con un registrador acreditado y quedas tú como titular; aceptas también las reglas del registrador y de la entidad que administra esa extensión. Revisa bien cómo está escrito antes de pagar: el pago de un dominio no se devuelve ni el dominio se puede cambiar por otro. Si el registro no se completa por una causa ajena a ti, eliges otro de igual o menor precio sin pagar de nuevo.

El dominio se renueva cada año aparte del plan, al precio vigente al renovar. Si no se renueva, vence y deja de funcionar, incluido el correo con ese dominio. Puedes llevarlo a otro proveedor cuando las reglas de la extensión lo permitan. Si tu cuenta está suspendida o en el plan gratis conservas el dominio, pero tu página no se muestra por él.

9. Uso aceptable

Al usar el Servicio te comprometes a no:

• Publicar inmuebles sin autorización de su propietario, o información falsa o engañosa sobre precios, áreas, estado o disponibilidad.
• Subir fotos, textos o marcas sobre los que no tienes derechos, o contenido ilegal u ofensivo.
• Enviar mensajes masivos o no solicitados, o escribirle a quien te pidió no hacerlo.
• Cargar datos de personas sin la autorización o la base legal que exige la ley.
• Intentar vulnerar la seguridad del Servicio, extraer datos de forma automatizada, copiarlo, revenderlo sin un acuerdo con nosotros, o abrir varias cuentas para eludir los límites de un plan.

10. WhatsApp, Facebook e Instagram

Cuando conectas tu número de WhatsApp o tus cuentas de Facebook o Instagram, aceptas también los términos y políticas de Meta para esos productos, en especial los de mensajería empresarial de WhatsApp, y eres responsable de cumplirlos: escribirle solo a quien te autorizó, usar las plantillas como Meta lo exige y dejar de escribirle a quien te lo pida. Meta puede limitar o bloquear tu número o tus cuentas según sus propias reglas, y eso no depende de nosotros.

Los cargos que Meta cobra por los mensajes los paga tu empresa directamente a Meta, con el método de pago de su cuenta de WhatsApp Business, salvo que acordemos otra cosa por escrito. Si mantienes el número también en la app del celular, debes seguir las condiciones que Meta fija para esa modalidad. Podemos desconectar una integración cuyo uso ponga en riesgo el Servicio o nuestra relación con Meta.

11. Portales, importaciones y otros servicios

• Portales: tu contrato con cada portal inmobiliario lo sigues teniendo con él. La publicación depende de sus reglas y de su acceso técnico; si un portal cambia, limita o rechaza una publicación, no es responsabilidad nuestra.
• Importar desde otro sistema: al darnos las credenciales de otro software, nos autorizas a leer tu información allí para traerla a Kotivox, y declaras que tienes derecho a hacerlo. Traemos lo que ese sistema permite leer, así que el resultado puede no estar completo: revísalo. Mientras la sincronización esté activa, los cambios hechos en el sistema de origen pueden reemplazar lo que edites en Kotivox.
• Correos reenviados: si reenvías a tu dirección de Kotivox los correos de portales u otros servicios, nos autorizas a leerlos para registrar a los interesados en tu cuenta.
• Servicios de terceros en general: no controlamos su disponibilidad ni sus cambios. Si uno deja de funcionar o cambia su acceso, haremos lo razonable para adaptarnos, pero no respondemos por ello.

12. Inteligencia artificial

Koti y el agente que atiende a tus interesados usan modelos de inteligencia artificial de terceros. Responden con la información de tu cuenta, pero sus respuestas se generan de forma automática y pueden contener errores. Tú eres responsable de que la información de tus inmuebles esté al día y de revisar lo importante antes de decidir; nada de lo que digan es asesoría legal, financiera ni tributaria. Puedes desactivar el agente cuando quieras.

Para proteger el Servicio aplicamos límites de uso: los cupos de cada plan y topes técnicos diarios. Si se alcanzan, el asistente puede pausarse o responder de forma más simple hasta el siguiente día o periodo.

13. Tu contenido

Tus inmuebles, fotos, textos y contactos son tuyos. Nos das permiso para guardarlos, procesarlos y mostrarlos solo para prestarte el Servicio: en tu página, en los portales y redes que conectes y en las conversaciones con tus interesados. Declaras que tienes los derechos sobre lo que subes. Podemos usar datos agregados y anónimos, que no te identifican a ti ni a tus clientes, para mejorar el Servicio.

14. Datos personales de tus clientes

Sobre los datos personales de tus clientes, propietarios y contactos, tú eres el responsable del tratamiento y Kotivox es tu encargado, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Esta sección es el contrato de transmisión de datos entre los dos. Su alcance son los datos que cargas o recibes en tu cuenta, y las actividades del encargo son guardarlos, organizarlos, mostrarlos, enviarlos por los canales que conectes y usarlos para que el asistente y el agente te ayuden a atenderlos.

Como encargado, Kotivox se obliga a:

• Tratar esos datos solo para prestarte el Servicio y según tus instrucciones.
• Guardar confidencialidad y aplicar medidas de seguridad razonables.
• Apoyarse solo en proveedores (nube, mensajería, inteligencia artificial, pagos) obligados a protegerlos de forma equivalente.
• Ayudarte a atender las consultas y reclamos de los titulares.
• Avisarte sin demora de un incidente de seguridad que los afecte.
• Al terminar el Servicio, entregártelos o eliminarlos como dice la sección 17.

Tú te obligas a contar con la autorización de los titulares o con una base legal para tratarlos, a informarles las finalidades y a atender sus derechos. Para los datos de los que Kotivox es responsable, como los tuyos como cliente, aplica la Política de Privacidad.

15. Disponibilidad y soporte

Trabajamos para que el Servicio esté disponible todo el tiempo, pero no podemos garantizar que funcione sin interrupciones ni errores: puede haber mantenimientos y fallas de proveedores o de internet. Te damos soporte por Koti desde tu panel y en soporte@kotivox.com.

16. Responsabilidad

En la medida en que la ley lo permite, Kotivox no responde por daños indirectos, lucro cesante, negocios u oportunidades perdidas, ni por decisiones tomadas con base en respuestas automáticas o en información de terceros, ni por fallas de servicios de terceros como Meta, los portales, los procesadores de pago o los proveedores de internet. Nuestra responsabilidad total frente a ti se limita a lo que nos pagaste en los 12 meses anteriores al hecho que la origina. Estos límites no aplican en caso de dolo o culpa grave.

Respondes frente a Kotivox por los reclamos de terceros causados por tu contenido, por tus mensajes o por datos que cargaste sin autorización.

17. Terminación y tus datos al salir

Puedes terminar en cualquier momento cancelando tu plan y, si quieres, pidiendo la eliminación de tu cuenta como se explica en la Política de Privacidad. Podemos suspender o terminar tu cuenta si incumples estos términos: de inmediato si el incumplimiento es grave o pone en riesgo a otros, y en los demás casos después de avisarte para que lo corrijas. También podemos dejar de ofrecer el Servicio avisándote con al menos 30 días de anticipación.

Si lo pides dentro de los 30 días siguientes a la terminación, te entregamos una copia de tus inmuebles y contactos en un formato estándar (CSV). Después los eliminamos según la Política de Privacidad. Si una cuenta en el plan gratis no tiene actividad durante un periodo prolongado, podemos eliminarla avisándote con al menos 30 días de anticipación.

18. Propiedad intelectual

El software, la marca Kotivox, los diseños y las plantillas son nuestros. Mientras tengas una cuenta te damos un permiso personal, no exclusivo e intransferible para usarlos dentro del Servicio. Si nos das sugerencias, podemos usarlas libremente para mejorarlo.

19. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha y, si el cambio es importante, te avisaremos por correo o en tu panel al menos 30 días antes de que aplique. Si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes de esa fecha; si sigues usando el Servicio, los aceptas. Esta versión rige desde el 9 de noviembre de 2026.

20. Ley aplicable y contacto

Estos términos se rigen por las leyes de Colombia. Si surge una diferencia, escríbenos primero para buscar una solución directa; si no la encontramos, la resolverán los jueces competentes de Colombia, sin perjuicio de los derechos que te reconozcan las normas de protección al consumidor.

Para cualquier pregunta escríbenos a soporte@kotivox.com o llámanos al +57 310 893 6864. KOTIVOX S.A.S, NIT 902.120.017-1, Armenia, Quindío, Colombia.