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Política de Privacidad

Última actualización: 9 de noviembre de 2026

1. Quiénes somos

Kotivox es un servicio de KOTIVOX S.A.S, sociedad colombiana identificada con NIT 902.120.017-1 y domiciliada en Armenia, Quindío, Colombia («Kotivox», «nosotros»). Somos responsables del tratamiento de los datos personales descritos en esta política, que sigue la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Para cualquier asunto de privacidad escríbenos a soporte@kotivox.com o llámanos al +57 310 893 6864.

2. Alcance

Esta política aplica al sitio kotivox.com y a la plataforma Kotivox (el «Servicio»): el panel de administración, los sitios que publicas con Kotivox y el asistente. No aplica a servicios de terceros que enlacemos y que cuenten con sus propias políticas.

3. Qué información recopilamos

Recopilamos la información necesaria para operar el Servicio:

• Datos que nos proporcionas: al registrarte y usar el Servicio (nombre, correo, teléfono, contraseña) y el contenido que cargas (inmuebles, fotos, textos y datos de tus clientes y contactos).
• Datos de tus clientes y contactos: cuando cargas o gestionas información de terceros dentro de Kotivox (ver la sección 9).
• Datos de uso y del dispositivo: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas y datos generados al interactuar con el Servicio.
• Cookies y tecnologías similares: para mantener la sesión, recordar preferencias y medir el uso (ver la sección 6).
• Datos de terceros: información de proveedores de pago, de mensajería (por ejemplo WhatsApp/Meta) y de fuentes analíticas, cuando usas esas funciones.

4. Para qué usamos tu información

Usamos los datos para prestar, mantener y mejorar el Servicio; crear y administrar tu cuenta; procesar pagos; enviarte comunicaciones operativas y de soporte; personalizar la experiencia; garantizar la seguridad y prevenir fraude o abuso; cumplir obligaciones legales; y, cuando corresponda y con tu consentimiento, enviarte comunicaciones comerciales de las que puedes darte de baja en cualquier momento.

5. Bases para el tratamiento

Tratamos tus datos con tu autorización previa, expresa e informada, y en los casos en que la ley no la exige (por ejemplo, cuando una autoridad la pide en ejercicio de sus funciones). Los usamos solo para las finalidades de esta política. Puedes revocar tu autorización en cualquier momento, sin que ello afecte el tratamiento hecho antes; algunos datos podemos conservarlos cuando un deber legal o contractual lo exija.

6. Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies y almacenamiento local, propios y de terceros, para que el Servicio funcione (por ejemplo, mantener tu sesión iniciada), recordar tus preferencias, entender cómo se usa el sitio y medir el resultado de nuestros anuncios. Puedes configurar tu navegador para bloquear o eliminar cookies; algunas funciones podrían dejar de operar correctamente si lo haces.

7. Cómo compartimos la información

No vendemos tus datos personales. Los compartimos solo cuando es necesario:

• Proveedores que actúan por nuestra cuenta(encargados): infraestructura y alojamiento en la nube, mensajería, modelos de inteligencia artificial, procesamiento de pagos, analítica y soporte, obligados por contrato a proteger tus datos y a usarlos solo según nuestras instrucciones.
• Cobros con tarjeta: los procesa Veykora LLC, empresa vinculada con sede en Estados Unidos, a través de Stripe. Los datos de la tarjeta los maneja Stripe directamente; Veykora recibe solo lo necesario para cobrarte y enviarte el comprobante de pago.
• Plataformas de publicidad (Google y Meta): para saber qué anuncios trajeron a quienes crean una cuenta o contratan, les compartimos el identificador del clic en el anuncio y, convertidos en un código irreversible (hash), el correo o el celular con el que te registras. Lo usamos para medir nuestros anuncios, no para mostrarte publicidad personalizada.
• Requerimientos legales: cuando la ley lo exige o para responder a autoridades competentes.
• Operaciones corporativas: en caso de fusión, adquisición o venta de activos, informándote de cualquier cambio en el responsable del tratamiento.

8. Transferencias internacionales

Kotivox opera desde Colombia, pero el Servicio se aloja en proveedores de nube y usa servicios con servidores en otros países, principalmente Estados Unidos. Por eso tu información puede almacenarse y procesarse fuera de Colombia. Esos proveedores actúan como encargados: los contratos con ellos los obligan a proteger tus datos y a usarlos solo para prestar el Servicio, como lo exige la normativa colombiana.

9. Datos de tus clientes y contactos

Kotivox es una herramienta para tu negocio inmobiliario. Cuando cargas datos de tus clientes, propietarios o contactos, tú eres el responsable de esa información y nosotros actuamos como encargados que la tratan siguiendo tus instrucciones para prestarte el Servicio. Te comprometes a contar con la base legal o el consentimiento necesario para incorporar esos datos a Kotivox y a atender los derechos que esas personas ejerzan sobre su información. Las obligaciones de ese encargo están en los Términos y Condiciones.

10. Datos de Meta (Facebook, Instagram y WhatsApp)

Si conectas tu página de Facebook, tu cuenta de Instagram o tu número de WhatsApp, recibimos de Meta solo lo necesario para esas funciones:

• Facebook e Instagram: nombre e identificador de la página y de la cuenta, el permiso para publicar en ellas y las métricas de tus publicaciones. Los usamos para publicar los inmuebles que tú programes y mostrarte cómo les fue.
• WhatsApp: los mensajes que te envían tus clientes y los que respondes, también los que contestes desde la app del celular si mantienes tu número en ella. Si lo eliges al conectar, también tus contactos y hasta seis meses de historial de chats. Los usamos para mostrar y responder las conversaciones en Kotivox, incluido el asistente con inteligencia artificial que responde en nombre de tu inmobiliaria cuando lo activas.
• Credenciales de acceso: los tokens que nos entrega Meta se guardan cifrados y solo se usan para hablar con Meta en tu nombre.

No vendemos estos datos ni los usamos para publicidad, y solo los compartimos con los encargados de la sección 7 cuando es necesario para prestarte el Servicio. Las credenciales se eliminan apenas desconectas la integración; los mensajes y contactos quedan en tu cuenta como parte de tu CRM hasta que los borres o pidas su eliminación (sección 14).

11. Conservación

Conservamos tus datos mientras tengas una cuenta activa y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, atender obligaciones legales, resolver disputas y hacer cumplir nuestros acuerdos. Cuando ya no se necesiten, los eliminamos o anonimizamos.

12. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger tu información frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración. Ningún sistema es completamente infalible, pero trabajamos para mantener un nivel de protección acorde con el riesgo.

13. Tus derechos

Como titular tienes derecho a conocer, actualizar y rectificar tus datos; pedir prueba de la autorización que nos diste; saber qué uso les damos; revocar la autorización o pedir que los eliminemos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; acceder a ellos gratis; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Si resides en otro país, también tienes los derechos que te reconozca tu legislación.

Para ejercerlos escríbenos a soporte@kotivox.com o llámanos al +57 310 893 6864 con tu nombre, tu solicitud y cómo quieres que te respondamos; nuestro equipo de soporte las atiende. Respondemos las consultas en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5) y los reclamos en máximo 15 días hábiles (prorrogables 8), según los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Antes de acudir a la SIC debes presentar tu solicitud ante nosotros.

14. Cómo eliminar tus datos

Puedes eliminar los datos que recibimos de Meta o toda tu información:

1. Desconectar una integración: en Kotivox, entra a Configuración → Integraciones, elige Facebook, Instagram o WhatsApp y pulsa Desconectar. Borramos de inmediato las credenciales de acceso y dejamos de recibir datos de esa cuenta.
2. Quitar el acceso desde Meta: en Facebook, entra a Configuración y privacidad → Configuración → Integraciones comerciales y elimina Kotivox; en Instagram, en la sección de apps y sitios web de la configuración de tu cuenta.
3. Eliminar todo: escríbenos a soporte@kotivox.com desde el correo de tu cuenta con el asunto «Eliminar mis datos», o llámanos al +57 310 893 6864. Eliminamos tu cuenta y sus datos, incluidos los recibidos de Meta, en un plazo máximo de 30 días, y conservamos solo lo que la ley nos obliga a guardar, como las facturas.

Si le escribiste a una inmobiliaria que usa Kotivox, ella es la responsable de tus datos: pídele a ella la eliminación, o escríbenos y le trasladamos tu solicitud.

15. Menores de edad

El Servicio está dirigido a profesionales y no a menores de edad. No recopilamos deliberadamente datos de menores; si crees que un menor nos proporcionó información, contáctanos y la eliminaremos.

16. Enlaces y sitios de terceros

El Servicio puede contener enlaces a sitios de terceros, y los sitios que publicas con Kotivox pueden integrarse con servicios externos. No somos responsables de las prácticas de privacidad de esos terceros; te recomendamos revisar sus políticas.

17. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestras prácticas o la normativa. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, cuando el cambio sea relevante, te avisaremos por los medios apropiados. Esta versión rige desde el 9 de noviembre de 2026.

18. Contacto

Si tienes preguntas sobre esta política o sobre cómo tratamos tus datos, escríbenos a soporte@kotivox.com o llámanos al +57 310 893 6864. KOTIVOX S.A.S, NIT 902.120.017-1, Armenia, Quindío, Colombia.